Un quadro sia pure sommario dell'articolazione dell'ampio materiale dell'archivio si delinea già attraverso il semplice elenco delle funzioni di tali cancellerie come emergono dalla risposta a Pompeo Neri del Cancelliere di Terra del Sole Gaetano Mazzini nel 1746: "l'obbligo del cancelliere di questa comunità e provincia presentemente consiste in assistere e rogarsi di tutte le deliberazioni e partiti che vengono fatti da rispettivi rappresentanti, registrali in libri, ricevere, eseguire e rispondere agl'ordini dei magistrati e superiori della città di Firenze, dare gl'assegnamenti ogni anno ai Camerlinghi della comunità, perché possano contribuire al chiesto annuale che vine fatto dalla cassa de SS. Nove e ai pagamenti alla cassa dei magistrati di Firenze, fare i dazziaoli ai camerlinghi per le riscossioni, formare la distribuzione del sale secondo le tasse assegnate alla comunità, distribuire la tassa del macinato per gli affari delle farine, compilare i quaderni e dazzaioli per le imposizionii straordinarie, rivedere le ragioni dei rispettivi camerlinghi, assistere e registrare le vendite dei proventi comunitativi e riceverne gl'obblighi dai proventuari e finalmente dar le copi ai partiti, fare i mandati ai salariati e le volture occorrenti ali libri degl'estimi. Per quello che riguarda la provincia di Romagna deve formare l'imposizione annuale delle spese che vi aspettano alle rispettive podesterie e comunità che quella compongono, trasmettere ai cancellieri subordinati perché ne diiino ai debiti tempi ai loro camerlenghi i necessari assegnamenti, poerché possino corrispondere al camerlingo della Provincia, che ne riceve da questa cancelleria il dazzaiolo et a questa ne rimette la ragione, far pagare alla cassa de SS. Nove il chiesto annuale, et a quella del fisco le spese de malfattori miserabili e quelle del vitto che in carceri segrete gli viene somministrato, registrare ai libri tali pagamenti, compitarne alle rispettive comunità il rimborso, in ultimo far ei madati ai salariati e pagare le spese che occorrono".
La sedimentazione della documentazione segue dunque, senza rilevanti soluzioni di continuità, su binari paralleli ma con una fitta rete di interrelazioni che affiora più o meno chiaramente nei diversi momenti, la vita della Comunità di Castrocaro-Terra del Sole e della Provincia di Romagna, nonché l'amministrazione della giustizia da pare dei magistrati ad essa preposti (in successione cronologica commissari, vicari, podestà), nelle loro vicende dall'ultimo scorcio del sec. XV per tutto il periodo mediceo e il seguente governo lorenese, prima e dopo la parentesi dell'occupazione francese, fino all'annessione al Regno d'Italia.. (...)
I 561 pezzi - per lo più filze di atti civili e criminali del Capitano - sono elencati come si trovavano, spesso alla rinfusa per quanto riguarda gli anni dal 1401 al 1500 ca., più regolarmente per il periodo successivo; nel 1638 erano 577 e nel 1644 638. (...) verso la metà del Settecento si fa sentire positivamente l'influenza dell'Azione di Pompeo Neri mirante ad un vero e proprio censimento archivistico del Granducato: risale infatti al 1750 ca. un "Libro delli Inventari delle scritture della Cancellerie della Terra del Sole ..." (...).
Nonostante i ripetuti spostamenti - da Terra del Sole a Rocca S. Casciano verso il 1840 in seguito alla soppressione della locale cancellerie e da Rocca di nuovo a Terra del sole nel 1866 e in anni successivi, nonostante i danni provocati da un incendio divampato il 23 agosto 1891, l'archivio nel suo complesso non ha subito nel corso dei secoli depauperamenti o manomissioni tali da stravolgerne la fisionomia, ad eccezione della sezione comprendente gli estimi, gli arruoli e le giustificazioni di volture e il nuovo catasto, tutti trasferiti nella prima metà del secolo scorso presso l'Ufficio agenzia imposte di Rocca S. Casciano e in seguito andati dispersi. (...)
Negli utimi anni del XIX sec. Antonio Giulianini esamina il materiale dell'archivio, soffermandosi con particolare attenzione sulle filze atti civili e criminali ... Nel 1908 Antonio Sassi compila un inventario parziale relativo agli atti trasferiti a Rocca S. Casciano ... Infine nel 1977 Abramo Tronconi, mentre li inscatola per prepararli alla disinfestazione, redige un elenco sommario dei pezzi: in tale elenco ne figurano 1373 fino al 1910, ma gli scatoloni sono risultati contenere anche altro materiale, fino al 1940. (...)
Anna Maria Dal Lauro
vedi anche Camerlenghi ed esazione locale delle imposte nel Granducato di Toscana del '500-'600, Elena fasano Guarini
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